Aus der Recruiting-Praxis: Was ukrainische Fachfrauen sichtbar macht

Yvonne Bauer ist seit 20 Jahren im Recruiting und HR tätig, heute als HR-Managerin bei Certitude Consulting. Im Gespräch mit dem Safavi Impact Institute erklärt sie, wie sich der österreichische Arbeitsmarkt verändert hat, woran Bewerbungen internationaler Fachfrauen häufig scheitern und was hochqualifizierte ukrainische Frauen konkret tun können, um sichtbar zu werden.

Frau Bauer, wie hat sich der österreichische Arbeitsmarkt in den letzten Jahren verändert, und was hat Sie dabei am meisten überrascht?

Der österreichische Arbeitsmarkt hat sich stark verändert. Ich bin seit 20 Jahren im Recruiting tätig und sehe vor allem drei große Entwicklungen: die Digitalisierung, den demografischen Wandel und den Fachkräftemangel.

Manche Positionen wurden ins Ausland oder durch die Digitalisierung verlagert, andere Skills sind relevanter geworden, wie beispielsweise das Verständnis für digitale Prozesse. Vor zehn Jahren gab es in Österreich noch mehr Führungspositionen, auch weil mehr Headquarters für Zentral- und Osteuropa hier angesiedelt waren. Mittlerweile sind andere Standorte attraktiver geworden, Teams sind international und virtuell aufgestellt.

Besonders nachgefragt sind heute Fachkräfte im Gesundheits- und Pflegebereich sowie in der Technik, etwa in der Cybersecurity. Auch im Handwerk fehlen Menschen, weil die Lehre an Attraktivität verloren hat. Gleichzeitig verschieben sich durch Digitalisierung und KI ganze Berufsfelder. Im Marketing etwa gibt es inzwischen ein Überangebot an Arbeitskräften, wovon Nachwuchskräfte profitieren, während erfahrene und damit teurere Expert:innen länger nach Jobs suchen. Verändert haben sich auch die gefragten soft und hard skills: kommunikative Fähigkeiten, kritisches Denken, der sichere Umgang mit digitalen Tools, Weiterbildungsbereitschaft und Flexibilität gewinnen zunehmend an Bedeutung.

Was bedeuten diese Entwicklungen für internationale Fachkräfte, die ihre Ausbildung und Berufserfahrung in einem anderen Land erworben haben?

Einiges ist leichter geworden. Bürokratische Hürden wurden abgebaut, und viele Unternehmen haben heute mehr Erfahrung im Recruiting und der Einstellung von internationalen Fachkräften. In einigen internationalen Unternehmen spielt die Herkunft kaum mehr eine Rolle, weil die Arbeitssprache Englisch ist.

Gleichzeitig gibt es weiterhin Vorurteile gegenüber Bewerber:innen aus anderen Ländern oder mit Migrationshintergrund. Für Betroffene heißt das: sie nehmen im Bewerbungsprozess Hürden wahr, weil ihr Name anders klingt oder weil Deutschkenntnisse relevant  sind. Offiziell ist die Arbeitssprache oft als Englisch angegeben, im Arbeitsalltag spricht sie aber kaum jemand.

Den Unternehmen ist bewusst, dass sie ihre Lücken ohne Arbeitskräfte aus dem Ausland nicht schließen werden. Manche Branchen sind sehr offen, etwa Pflege, Tourismus und Handwerk. In vielen White-Collar-Bereichen bestehen die Vorbehalte  teilweise noch.

Sind das die einzigen Herausforderungen, mit denen ukrainische und andere internationale Fachfrauen am österreichischen Arbeitsmarkt konfrontiert sind?

Sprachkenntnisse sind teilweise eine Hürde. Hinzu kommt, dass Unternehmen und Recruiting-Verantwortliche Bildungsabschlüsse und Berufserfahrung oft nicht korrekt einschätzen können. Vielen Bewerberinnen fehlt außerdem das Netzwerk. In Österreich läuft sehr viel über persönliche Empfehlungen, und wer neu hier ist, hat solche Kontakte oft noch nicht aufgebaut. Genau hier setzt das Safavi Impact Institute an, was ich sehr schätze: Netzwerke aufbauen, den Kontakt zu Firmen und relevanten Ansprechpersonen herstellen.

Dazu kommen andere Bewerbungsabläufe und ein anderer Aufbau der Lebensläufe. Auf Seiten der Frauen fehlt oft auch das Wissen über den österreichischen Bewerbungsprozess. Auf Seiten der Firmen bestehen Vorurteile, etwa dass Sprachkenntnisse überschätzt werden. Dazu kommt die Unsicherheit, wie sich ein ausländischer Bildungsabschluss oder eine unbekannte Firma einordnen lässt. Hat jemand häufiger die Stelle gewechselt, gilt das schnell als Job-Hopping. Man sieht dann nur den Lebenslauf, und Papier ist geduldig. Oft kommt es gar nicht erst zum persönlichen Kontakt. Das ist eine vertane Chance.

Welche häufigen Fehler sehen Sie in Lebensläufen und Motivationsschreiben? Braucht es überhaupt noch ein Motivationsschreiben?

Ein Motivationsschreiben muss nicht zwingend sein, es kann auch kurz in einer E-Mail formuliert werden.  Ich finde es positiv, wenn jemand seine Motivation darlegt, warum er oder sie bei uns arbeiten möchte. Bei einem Lebenslauf ist Übersichtlichkeit das Wichtigste. Es gibt gute Vorlagen, und auch KI hilft dabei, den Lebenslauf klar zu strukturieren. Ich habe schon Lebensläufe mit fünf oder sechs Seiten gesehen, die liest niemand. Wichtig ist außerdem eine saubere Rechtschreib- und Grammatikprüfung, je nach Branche kann das durchaus ins Gewicht fallen.

Ein Motivationsschreiben sollte immer auf die konkrete Position zugeschnitten sein. Gerade wenn das Inserat auf Deutsch verfasst ist, lohnt es sich, es zuerst genau zu übersetzen, um wirklich zu verstehen, was gefragt ist. Erst dann kann man passgenau darauf antworten. Wirkt ein Schreiben zu allgemein, als würde dasselbe für zehn andere Stellen verwendet, kommt das nicht gut an. In diese Unterlagen lohnt es sich, Zeit zu investieren. Einmal gut aufbereitet, lassen sie sich immer wieder verwenden und für die jeweilige Position anpassen.

Viele ukrainische Frauen haben Angst, sich zu bewerben, wenn sie nicht alle Anforderungen erfüllen, etwa Deutsch auf B2 statt C1. Sollte man sich trotzdem bewerben?

Definitiv. Wir wissen aus der Praxis: Männer bewerben sich oft schon, wenn sie 30 Prozent der Anforderungen erfüllen, den Rest eignen sie sich on the job an. Frauen sind deutlich selbstkritischer. Manche haben zusätzlich schlechte Erfahrungen gemacht und lassen sich davon entmutigen. Dass Stelleninserate häufig nicht gender-inklusiv formuliert sind, verstärkt diese Zurückhaltung zusätzlich.

Dazu kommt die Sprache: Die geforderten Deutschkenntnisse werden in Inseraten oft pauschal angegeben. Das sollte man hinterfragen. Bei einem Unternehmen mit internationalem Hintergrund oder wenn erkennbar internationale Fachkräfte dort arbeiten, lässt sich diese Anforderung durchaus infrage stellen.

In meinem eigenen Unternehmen arbeite ich eng mit den Fachabteilungen zusammen und hinterfrage solche Anforderungen: brauchen wir wirklich fließendes Deutsch? Aus einem Inserat lässt sich oft gar nicht klar herauslesen, was wirklich Bedingung ist und was nur wünschenswert. Genau deshalb rate ich: anrufen, nachfragen, sich aktiv bewerben. Wenn nur ein oder zwei Kriterien fehlen, aber die  „Muss-Kriterien“ passen, sollte man es versuchen. Im schlechtesten Fall bekommt man keine Rückmeldung, aber man hat es probiert. Ich ermutige wirklich jede Frau, sich zu bewerben, auch wenn nicht alle Punkte erfüllt sind und im Zweifel bei der Sprachanforderung nachzufragen.

Berufserfahrung und Hochschulabschlüsse ukrainischer Fachfrauen sind für Arbeitgeber oft schwer einzuordnen. Positionen heißen in der Ukraine anders, im Lebenslauf steht dann eine direkte Übersetzung. Wie erklärt man diese Erfahrung am besten?

International ist bei den Abschlüssen durch die Grades Bachelor und Master schon vieles angeglichen. Die einzelnen Universitäten lassen sich aber nicht so leicht einordnen. Wenn jemand in Österreich studiert hat, kennt man die Hochschule und ihren Ruf meist. Bei einer Universität aus der Ukraine ist das anders. Ich würde den Bewerberinnen empfehlen, hier etwas Vorarbeit zu leisten: kurz erläutern, wo man studiert hat und wie die Universität im jeweiligen Land eingeordnet ist, um von sich aus Orientierung zu geben. Recruiter und Fachabteilungen stehen oft unter Zeitdruck und recherchieren das nicht selbst. Man kann es im Motivationsschreiben erläutern, direkt im Lebenslauf ergänzen oder einen Link setzen. Dasselbe gilt für die Berufserfahrung: viele lokale Unternehmen kennt man hier in Österreich nicht, deshalb hilft ein kurzer Zusatz, etwa die Firmenwebsite als Link oder eine knappe Beschreibung der Branche. Ein Satz genügt oft: „Manufacturer of Consumer Goods“ oder „Financial Institution“. Dann folgt die Position mit den relevanten Schwerpunkten der bisherigen Tätigkeiten.

Sind die Bezeichnungen B2 oder C1 für Arbeitgeber verständlich, oder sollte man besser „gute“ oder „ausgezeichnete“ Deutschkenntnisse schreiben?

 Von Recruitern kann man erwarten, dass sie die Niveaus kennen, das lässt sich leicht nachlesen. Grundsätzlich ist mir das Sprachniveau lieber als „gut“ oder „conversational“, weil ich mir darunter etwas Konkretes vorstellen kann. Bei C2 etwa weiß ich, dass die Sprache kein Problem sein wird, das ist nahezu muttersprachlich. Idealerweise ist das Niveau durch ein Zertifikat belegt. Wer keines hat, sollte seine Deutschkenntnisse zumindest realistisch einschätzen, damit die angegebene Stufe der tatsächlichen entspricht.

Das Vorstellungsgespräch ist für ukrainische Frauen oft eine doppelte Herausforderung: zum ersten Mal in Österreich und auf Deutsch. Viele sprechen gut, sind aber aufgeregt und können ihre Fähigkeiten nicht zeigen. Wie bereitet man sich am besten vor?

Wenn man zu einem Gespräch eingeladen wird, ist es gut, kurz nachzufragen, ob man etwas Bestimmtes vorbereiten oder mitbringen soll, idealerweise telefonisch oder per Mail. Über die Firma und die Position sollte man sich gut informieren, über die Firma lässt sich fast immer viel herausfinden.

Dann gilt: selbstbewusst hineingehen, fokussiert bleiben und auf die gestellten Fragen zielgerichtet eingehen. Sich nicht verunsichern lassen und sich auf die Sache konzentrieren. Wichtig ist die Haltung: Ich bewerbe mich zwar, aber das Unternehmen sucht ebenso eine Arbeitskraft. Es ist ein Geben und Nehmen. Man sollte also souverän und gut vorbereitet auftreten, nicht als Bittstellerin. Auch eigene Fragen sollte man idealerweise vorbereiten. Oft wird am Ende gefragt, ob es Fragen an das Unternehmen gibt. Kommt dann nichts, wirkt das nicht besonders positiv.

Und schließlich hilft es, den Gedanken abzulegen, man sei ‚die Bewerberin aus dem Ausland‘. Man wurde eingeladen, weil das Unternehmen einen kennenlernen möchte, unabhängig vom Hintergrund. Das Gegenüber zeigt vielleicht eine gewisse Voreingenommenheit. Diese bewusst auszublenden und sich darauf zu konzentrieren, was man gut kann und warum man auf die Stelle passt, ist entscheidend.

Welche Rolle spielt LinkedIn heute bei der Jobsuche in Österreich?

Ich nutze LinkedIn sehr viel, sowohl im Recruiting als auch für mein Engagement bei Women4Cyber Austria. LinkedIn ist ein hervorragendes Tool, um sich zu vernetzen. Ich bin seit rund 15 Jahren dort aktiv. Am Anfang war Xing stärker im D-A-CH Raum, heute spielt sich fast alles auf LinkedIn ab. Auf LinkedIn kann man sich in Gruppen vernetzen und auf Positionen aufmerksam werden, die man sonst möglicherweise nicht findet. Viele Unternehmen posten offene Stellen oder schreiben im Status, dass sie für ihr Team suchen.

Für viele  Branchen gibt es eigene Gruppen. Erst kürzlich habe ich mit einer Frau gesprochen, die in der IT-Healthcare Branche  arbeiten möchte. Dafür gibt es ein eigenes Netzwerk namens „Women in Health IT“. Wer sich dort vernetzt, kommt automatisch mit Menschen zusammen, die in dem Feld arbeiten und teilweise selbst Leute suchen oder Positionen im Kopf haben, die noch gar nicht ausgeschrieben sind. Durch Reden und Vernetzen kommt man oft weiter als durch klassische Bewerbungen. Ich halte LinkedIn für sehr relevant und empfehle jedem, dort mit einem gut gepflegten, aktuellen Profil aufzutreten.

Worauf achten Sie als Recruiterin beim Profil einer Kandidatin?

Auf einen gut strukturierten, nicht zu langen Lebenslauf,  grammatikalisch korrekt und aussagekräftig. Ein einzelner Tippfehler ist für mich aber kein Ausschlusskriterium. Ich schaue außerdem, ob ich die Person auf LinkedIn finde. Wenn nicht, ist das ebenfalls in Ordnung. Wenn doch, sollte dort ein Profil mit Inhalt zu sehen sein. Wer kein Foto online haben möchte, kann das so halten. Die relevanten Informationen sollten aktuell sein. Wer offen für neue Aufgaben ist, kann das Label „Open to Work“ nutzen. Ein leeres Profil ohne aktuellen Inhalt bringt wenig.

Muss man auf LinkedIn aktiv sein, also viel posten und kommentieren?

Aktivität ist kein Garant, hilft aber, schnell ein größeres Netzwerk aufzubauen, etwa indem man sich in Gruppen an Diskussionen beteiligt. In manchen Bereichen wie Handwerk oder Pflege sind die Menschen ohnehin kaum auf LinkedIn, dort wird die Zielgruppe anders gesucht. In Feldern wie Projektmanagement, IT, Vertrieb, Marketing, Backoffice oder Buchhaltung ist ein gut gepflegtes Profil dagegen sinnvoll. Bei mir selbst merke ich das: Ich poste, teile und kommentiere relativ viel und bekomme dadurch mehr Anfragen. Es sollte aber authentisch bleiben. Wer das nicht gerne macht, wird auch mit einem aussagekräftigen Profil gefunden und angesprochen. Genau das ist am Ende das Wichtigste.

Zum Abschluss: Welche praktischen Empfehlungen würden Sie ukrainischen Frauen geben, die aktuell auf Jobsuche sind?

Nicht versuchen, alles allein zu lösen. Wer Unterstützung bei Bewerbungsunterlagen oder Übersetzungen braucht, sollte sich aktiv Hilfe holen, etwa bei Vereinen wie dem Safavi Impact Institute. Außerdem lohnt es sich, sich über die ukrainische Community hinaus zu vernetzen, zum Beispiel über LinkedIn-Gruppen, und auch einmal zu einem Treffen zu gehen, wo man niemanden kennt. Ein bisschen mehr Mut zum Hinausgehen hilft definitiv.

Im Bewerbungsprozess sollte man nicht zu zurückhaltend sein: lieber einmal mehr bewerben als zu wenig und selbstbewusst ins Gespräch gehen!

In den Bewerbungsunterlagen  sollte man den internationalen Hintergrund und die Kenntnis verschiedener Kulturen hervorstreichen. Genau das bringt neue Perspektiven und frischen Wind ins Unternehmen.